Warum Du Angebote und Rechnungen niemals „ohne“ versenden solltest

Warum das Begleitschreiben zu Deinem Angebot der entscheidende Unterschied zu Deinem Wettbewerber ist.
Warum Du Angebote und Rechnungen niemals „ohne“ versenden solltest

In diesem Beitrag geht es um die wichtigsten und die schönsten Schreiben in Unternehmen: Angebote & Rechnungen. Ohne Angebote gibt es keine Rechnungen, es sei denn, Du bewegst Dich ausschließlich im Online-Verkauf. Ansonsten lässt Du Deinem Kunden wahrscheinlich erst ein Angebot zukommen, um ihm dann, nachdem Du Deinen Job gemacht hast, eine Rechnung zuzusenden. Und damit es auch zu dieser Rechnung kommt, ist die Voraussetzung ein gutes, gelungenes und vor allem überzeugendes Angebot. Und vielleicht denkst oder sagst Du gerade, dass alle Deine Angebote überzeugend sind. Du bietest gute Leistungen und machst einen guten Preis. Ja, das glaube ich Dir. Und streng genommen, meine ich gar nicht Dein Angebot im eigentlichen Sinne.

Denn die meisten Angebote haben doch sowieso einen ähnlichen Aufbau. Sie sind meist nur eine Auflistung von verschiedenen Positionen mit Materialien und Leistungen und damit auch ziemlich rational gehalten. So ähnlich wie dieses Original-Angebot für die Reparatur eines Terrassentürgriffs.

Manchmal ist es nur eine Seite, manchmal – insbesondere im Handwerk oder in technischen Bereichen – sind es mehrere, manchmal 10, 20 oder noch mehr Seiten. Und es bestehen meist auch wenig Möglichkeiten Einfluss auf den Aufbau des Angebotes zu nehmen, weil diese Angebote oft automatisch aus einer Software heraus erstellt werden. Und nun stell‘ Dir vor, Dein Kunde fordert auch von Deinen Wettbewerbern das eine oder andere Angebot an. Dies soll ja schon mal vorkommen … 😉 Und stell‘ Dir weiter vor, alle angeforderten Angebote sind von den Positionen fast identisch, weil ja auch die Vorgaben identisch waren. Und alle Angebote sind vom Aufbau und der Gestaltung ebenfalls weitgehend gleich, weil sie von einer vergleichbaren Software erstellt wurden.

Wie wird der Kunde denn jetzt die Entscheidung treffen, wenn die Angebote nahezu identisch sind? Oft bleibt nun als einziges Ent- und Unterscheidungsmerkmal nur noch der Preis. Und für welchen Preis wird der Kunde sich vermutlich entscheiden? Na klar, für den günstigsten! Gut, wenn Du der günstigste Anbieter bist. Schlecht, wenn nicht. Manchmal wirst Du den Zuschlag bekommen und manchmal auch nicht.

Der günstigste Anbieter zu sein, ist aber auch nicht wirklich sinnvoll, denn es gibt immer einen, der noch günstiger ist als Du. Und die Margen sind natürlich auch viel geringer, als wenn Du einen höheren Preis nehmen würdest. Und Du solltest einen höheren Preis nehmen. Und den solltest Du dann entsprechend verkaufen. Wie, das erfährst Du gleich.

Bleiben wir noch mal bei den identischen Angeboten und nehmen mal an, dass auch der Preis so gut wie identisch wäre. Für welches Angebot würde der Kunde sich jetzt wohl entscheiden, wenn alle relevanten Faktoren für die Entscheidung gleich sind? Der Kunde wird sich für das Angebot entscheiden, welches am besten, am vertrauenswürdigsten, ja am sympathischsten herüberkommt. Und da stellt sich schon die nächste Frage: Wie schaffst Du es, diese Sympathie und das Vertrauen in einem Angebot herüberzubringen, wenn Du gar keinen Einfluss auf die Gestaltung nehmen und es nicht verändern kannst? Ganz einfach: Du packst einfach ein separates Anschreiben dazu, das sogenannte Angebots-Begleitschreiben. Und dieses Begleitschreiben hebt Dich und Dein Angebot wohltuend von den anderen Angeboten ab. Es ist in etwa so wie das Anschreiben in einer Bewerbung, wo es darum geht, die Personal-Chefin neugierig zu machen und für Dich zu interessieren.

Und stell‘ Dir weiter vor, Dein Kunde hat 5 Angebote angefordert. 4 Angebote sind weitgehend identisch ohne Anschreiben. Und eines – nämlich Dein Angebot – hat ein freundliches und ansprechendes Anschreiben dabei. Glaubst Du, dass Du damit auffällst und herausstichst? Aber natürlich! Denn alles, was anders ist als das, was der Kunde kennt oder als das, was Dein Wettbewerb macht, fällt auf. Das ist schon mal der eine Pluspunkt – aufzufallen und so im Gedächtnis zu bleiben. Der andere Pluspunkt ist der Inhalt. Du solltest Deinen Kunden in Deinem Begleitschreiben noch einmal vor Augen führen, dass Dein Angebot die Wünsche Deines Kunden am besten erfüllt bzw. sein Problem am besten löst.

Und wenn Du jetzt gerade denkst, dass Du doch schon längst ein Anschreiben Deinem Angebot beilegst, dann ist nur noch die Frage, wie Du dieses Begleitschreiben formuliert hast. Lautet es in etwa wie folgt?

„In der Anlage schicken wir Ihnen das Angebot. Sollte es Ihnen zusagen, dann freuen wir uns über Ihren Auftrag. Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.“

Zu der Freude über Deinen Auftrag habe ich in diesem Beitrag ja schon etwas geschrieben. Und in der Tat ist dies ein Anschreiben, allerdings ein Anschreiben mit dem Du nicht so wirklich auffällst, vor allem nicht positiv. Warum? Na ganz einfach, weil dieses Standardschreiben so oder ähnlich von vielen Deiner Wettbewerber ebenfalls, ja sogar in vielen anderen Branchen, verwendet wird. Die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde ähnliche Zeilen schon mal irgendwo gelesen hat, ist ziemlich groß. Und wenn man es ganz genau nimmt, dann ist die Bezeichnung „Anschreiben“ schon ein bisschen übertrieben.

Deshalb solltest Du andere Formulierungen als die 08/15-Standardformulierungen benutzen. Formulierungen, die anders sind, auffallen, Deinen Leser ansprechen und den Nutzen Deines Angebotes deutlich herausstellen. So herausstellen, dass der Kunde sofort das Gefühl erhält, Dein Angebot ist genau das für ihn passende Angebot. Sinnvollerweise nimmst Du dafür seine Wünsche mit in das Angebot auf, die er Dir vorher genannt hat. Die Wünsche und Punkte, die für Deinen Interessenten von entscheidender Bedeutung für seine Abschluss-Entscheidung sind, gehören in das Angebot bzw. in das Angebots-Begleitschreiben. Und dann gehört das wichtigste Verkaufsargument überhaupt in jedes Angebot. Damit gewinnst Du praktisch jede Auftragsentscheidung, weil Du Dich damit ganz entscheidend von Deinen Wettbewerbern abhebst. Die wenigsten haben das wichtigste Kauf-Argument in ihren Begleitschreiben eingearbeitet. Das wichtigste Verkaufsargument sind Referenzen, Aussagen von begeisterten Kunden.

Wie Du ein Angebot formulierst und gestaltest, welches sich von den vielen langweiligen Angeboten am Markt abhebt, das erfährst Du in einem anderen Beitrag.

Dies gilt übrigens genauso für Rechnungen. Mit der Rechnung – dem schönsten aller Schreiben – hast Du vielleicht zum letzten Mal für längere Zeit Kontakt zu Deinem Kunden, vielleicht sogar für immer. Denke an Produkte oder Leistungen, die Kunden vielleicht nur 1x in 10 Jahren oder gar 1x im Leben erwerben, wie z.B. eine neue Küche oder ein Haus. Getreu dem Motto „Der 1. Eindruck ist entscheidend, der letzte bleibt.“ solltest Du mit der Rechnung noch einmal ein Ausrufezeichen setzen. Und dies tust Du mit einem Begleitschreiben oder ein paar Zeilen, die in die Rechnung hineinfließen, in dem Du mit wenigen Worten noch einmal auf den Nutzen hinweist, den Du Deinem Kunden mit Deiner Leistung oder mit Deinen Produkten gebracht hast. So „rechtfertigst“ Du in der Rechnung auch noch einmal den – hoffentlich höheren – Preis.

Du kannst auch auf das Thema „Empfehlungen“ hinweisen oder einen Anreiz schaffen, dass der Kunde zeitnah wieder zu Dir kommt und bei Dir kauft. Wie Du eine ausdrucksstarke Rechnung genau formulierst, erfährst Du in einem separaten Beitrag. Hier findest Du auch Formulierungsmuster und Beispiele.

Welche Erfahrungen hast Du mit Begleitschreiben zu Angeboten oder Rechnungen gemacht? Schreib mal.

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Heiko T. Ciesinski

…ist der Experte für Kommunikation & Vertrieb. Die Presse nennt ihn „Guru der Formulierkunst“, „Meister der Kommunikation“ und „Der Pep Guardiola des Verkaufstrainings“. Er ist bekannt aus SAT 1, WDR, WAZ und dem Handwerksblatt. In seinen Vorträgen und Seminaren bringt er praxisnahe Verkaufstipps um Rabatte abzuwehren. Tipps, die sofort umsetzbar sind und höhere Umsätze garantieren. Und dies mit einem hohen Unterhaltungswert.

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