Die wichtigste Regel im Schriftverkehr lautet: „Schreibe so, wie Du sprichst, nur sorgfältiger“

Sie stammt von einem der größten deutschen Dichter und Denker. Wer fällt Dir da ganz spontan ein? Na klar, Johann Wolfgang von Goethe (1749 – 1832). Er schrieb im Dezember 1765 an seine Schwester: „Schreibe nur wie du reden würdest, und so wirst du einen guten Brief schreiben.“ In die gleiche Richtung ging schon einige Jahre zuvor, nämlich im Jahre 1743, der Hinweis Gotthold Ephraim Lessings (1729 – 1781) ebenfalls an seine Schwester: „Schreibe wie Du redest, so schreibst Du schön.“

Und wenn wir dann noch mal genau schauen, wann die beiden Herren gelebt haben, dann stellen wir fest, dass die Hinweise bereits 250 Jahre und mehr alt sind. Und wir haben es bis heute nicht geschafft, diese Regel umzusetzen. Manchmal habe ich das Gefühl, wir schreiben noch wie zu Goethes und Lessings Zeiten. Und dabei ist es so einfach! Überlege künftig immer, wenn Du ein paar Zeilen schreibst, wie Du es Deinem Kunden sagen würdest, wenn dieser bei Dir im Büro steht oder am Telefon ist.

Ich weiß nicht, wie es Dir geht, wenn Du eine E-Mail oder einen Brief von einer Person erhältst, mit der Du vorher schon gesprochen hast. Sehr oft passt die E-Mail nicht zu dem Menschen, den ich vorher als sympathisch, freundlich und locker wahrgenommen habe. Die E-Mail kommt meist in einem Behörden-Deutsch daher – langweilig und mit Standardformulierungen. „In der Anlage senden wir Ihnen …“ Bei E-Mails und natürlich auch bei Briefen mit solchen oder ähnlichen Formulierungen vergeht mir die Freude am Lesen. Eine Freude, die ich meist vorher mit der Person, z. B. am Telefon, hatte. Und warum ist das so? Frag‘ mal diejenigen, die so schreiben. Du erhältst dann so Antworten wie „Ja, so schreiben wir schon immer.“ oder „So haben wir es mal gelernt.“ Hättest Du ebenfalls so oder so ähnlich geantwortet? Gut, dann weißt Du ja ab sofort, wie es besser geht.

Schreibe und formuliere so, wie Du es Deinem Kunden auch sagen würdest. „Kann man das wirklich so schreiben?“ höre ich dann immer wieder in meinen Trainings. Ja, man kann. Ja, Du kannst. Wenn Du es sorgfältig machst, d.h. Umgangssprachlichkeiten herausnimmst und ein wenig am Stil feilst. Trau‘ Dich!

Man kann es machen. Ob Du es auch kannst, das musst Du für Dich entscheiden – bei jeder Formulierung immer wieder neu. Denn wichtig ist, dass Du hinter Deinen Formulierungen stehst und es Deine Worte sind. Nichts wäre schlimmer, wenn ein Kunde Dich auf den Schreibstil ansprechen würde und Du antwortest, dass Du nur so schreibst, weil Du es irgendwo gelernt hast, es Dir aber selbst gar nicht gefällt.

Wichtig ist, dass Du Deine eigenen Formulierungen findest, die Dir gefallen. Es müssen Deine eigenen Worte sein. Worte, die Du auch im Gespräch mit Deinem Kunden verwendest. Oder würdest Du Deinem Kunden einen Briefumschlag mit den Worten geben „In der Anlage finden Sie Ihr Angebot.“? Wahrscheinlich würdest Du sagen „Hier ist Ihr Angebot.“ Und genauso schreibst Du auch – so wie Du sprichst.

Und genau darum geht es, seine eigenen gesprochenen Worte in die Korrespondenz zu übernehmen, quasi ein Gespräch in Schriftform. In Gesprächen wirst Du immer Deine Persönlichkeit einbringen, mit dem Ziel, Dein Gegenüber so für Dich zu gewinnen. Oder würdest Du Deine Kunden in Verkaufsgesprächen mit Floskeln und nichtssagenden Sätzen langweilen, die Du Dir vielleicht sogar von jemand anderem abgeschaut hast? Vermutlich nicht. Du bist so wie Du bist. Du bist authentisch. Und das ist auch gut so. Und so solltest Du auch in Deiner Korrespondenz sein. Schreibe Deine E-Mails & Briefe so wie Du sprichst und schaffe Dir für Deine Korrespondenz einen Wiedererkennungswert.

Diese Regel kannst Du bei allen Schreiben anwenden, egal ob es sich um Angebote, Termin- und Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder Mahnungen handelt. Natürlich ebenfalls bei der E-Mail, die Du so zwischendurch als Kurz-Info versendest, vielleicht als Ersatz für einen Anruf.

Wenn Du Dir zum Thema „Kundenorientierter Schriftverkehr & Geschäftskorrespondenz“ nichts anderes merken würdest als nur diese Regel, dann kannst Du Dir alles andere mit dieser Regel her- und ableiten. Deshalb ist sie ja auch die wichtigste Regel in der Korrespondenz.

Welche Erfahrungen hast Du mit „Schreibe so wie Du sprichst“ gemacht oder vielleicht auch mit dem genauen Gegenteil davon? Schreib mal.